Agenturbüro: Planung. Konzeption. Einrichtung.

Mal ehrlich – brauchen Agenturen überhaupt ein Büro? Hat das Office in Zeiten von New Work und Remote Leadership nicht längst ausgedient? Unsere Antwort ist ein klares: Jein. Denn das klassische Büro ist tatsächlich ein Relikt der Vergangenheit. Die Zukunft jedoch gehört dem New Office. Clevere Marketingstrategien, inspirierende Designs oder überzeugende PR-Kampagnen entstehen eben nicht im luftleeren Raum. Das Büro bleibt also auch in der Kreativbranche wichtig. Es muss sich aber verändern. Wir zeigen, wie Sie diesen Wandel aktiv vorantreiben.

Agenturen ticken anders

Agenturen sind Vorreiter der Digitalisierung. Kein Wunder, schließlich müssen sie besonders flexibel arbeiten. Starre Strukturen stören da nur. Und: Agenturen produzieren vor allem Strategien, Konzepte oder Ideen. Vom internetfähigen PC und Drucker einmal abgesehen, benötigen sie also kaum technische Infrastruktur. Die Kommunikation mit dem Team läuft meist über digitale Tools und in vielen Agenturen sind Konzepte wie Hybrid Work, in denen ein Teil des Teams von unterwegs oder aus dem Homeoffice arbeitet, längst etabliert. Bleibt also die Frage …

Warum brauchen Agenturen ein Büro?

Wir sind überzeugt: Büros sind heute weit mehr als ein Arbeitsort. Sie sind ein Markenbotschafter, Mitarbeitermagnet und der Ort, an dem sich Ihr Team zusammen entfaltet. Zeit, sich diese Aspekte einmal im Detail anzuschauen.

Kommunikation & Identifikation: Online-Meetings und Videocalls sind nützlich. Sie ersetzen aber nicht den persönlichen Kontakt und schon gar nicht den berühmten Flurfunk. Auch Brainstormings und kreative Workshops sind online weniger effizient. Selbst wenn Ihr Team hauptsächlich remote arbeitet, braucht es daher einen Ort, an dem es zusammenkommt, sich austauscht und von Angesicht zu Angesicht miteinander redet. Das verbessert nicht nur die Kommunikation, sondern stärkt auch den Team-Spirit und die Identifikation mit Ihrer Agentur.
Repräsentation: Ein namhafter Kunde kündigt seinen Besuch an? Sie wollen Stakeholder:innen überzeugen oder talentierte Bewerber:innen zum Gespräch einladen? Gut, wenn Ihr Office etwas hermacht und Ihre Agenturmarke ansprechend repräsentiert. Sicher: Ihre potenziellen Kund:innen beauftragen auch Freelancer:innen oder digitale Nomad:innen. Meist wollen sie aber mit Partner:innen auf Augenhöhe zusammenarbeiten, die Substanz haben. Ihr Büro sollte das widerspiegeln.
Infrastruktur: Gute Texte lassen sich theoretisch auch am Küchentisch schreiben und die Designs für das neue Corporate Design entstehen im Café nebenan. In der Realität lassen sich kreative Aufgaben im Büro meist wesentlich konzentrierter, effizienter und besser erledigen. Voraussetzung ist natürlich, dass das Office den verschiedenen Arbeitsweisen Ihres Teams gerecht wird.

Ihr Agenturbüro ist also ein zentraler Knotenpunkt für Kreativität, Teamarbeit und Identität. Es steigert die Produktivität, erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und unterstützt das Employer Branding. Hohe Ansprüche, die nicht jedes Büro erfüllt.

Was brauchen Agenturen für ein Büro?

Halten wir fest: Klassische Büros, wie wir sie aus den 80ern kennen, sind obsolet. Das New Office vereint den physischen Raum mit der virtuellen Realität und ermöglicht so Konzepte wie New Work, die für mehr Agilität sorgen. Viele Werbe-, Design- oder PR-Agenturen verstehen das. Sie setzen diese Erkenntnis aber nicht konsequent genug um. Der Grund: Es fehlt ein ganzheitliches Konzept für die Raumplanung, Einrichtung und Ausstattung.

Agenturbüro: Wie finden wir unser Bürokonzept?

Egal, ob Ihre Agentur bereits ein Büro hat, das bestehende Office umgebaut oder ein neues Büro bezogen werden soll: Stellen Sie sich zu Beginn der Büroplanung diese fünf Fragen:

Welche Ziele wollen wir mit unserem Büro erreichen?

Denken Sie genau darüber nach, was Sie von Ihrem New Office erwarten. Soll es das Gemeinschaftsgefühl stärken, die Produktivität erhöhen oder das Wachstum Ihrer Agentur unterstützen? Oder wollen Sie vor allem potenzielle Kund:innen und Bewerber:innen begeistern? Keines dieser Ziele schließt ein anderes aus. Umso wichtiger ist, dass Sie Ihre Ziele priorisieren und Ihr Office anhand dieser Priorisierung planen.

Haben wir besondere Bedarfe?

Bevor wir ins Detail gehen, bleiben wir in der Meta-Ebene. Halten Sie kurz inne und überlegen Sie, was Ihre Agentur eigentlich genau auszeichnet. Was ist Ihr Markenkern? Was machen Sie anders als andere Agenturen und welche Themen sind Ihrer Agentur besonders wichtig? Ein Beispiel: Falls Ihre Agentur vor allem für NGOs oder Unternehmen arbeitet, die sich für Klimaschutz engagieren, sollte sich das in Ihrem Bürokonzept und Ihrer Einrichtung widerspiegeln. Im Idealfall zieht sich dieses Thema dann wie ein roter Faden durch die Gestaltung und Einrichtung Ihres Büros. Klingt einfach, ist es aber nicht.

Welchen Arbeitsweisen soll unser Büro gerecht werden?

Kombi-Büros für zwei bis vier Personen sind für die meisten Agenturen eine gute Basis. Hier werden klassische Routineaufgaben und Schreibtischarbeit erledigt. Einige Aufgaben verlangen aber nach speziellen Räumen oder einer bestimmten Einrichtung. Überlegen Sie deshalb genau, wie Ihr Team arbeitet und was es braucht, um seine Aufgaben bestmöglich zu erfüllen. Grafikdesigner:innen etwa arbeiten gerne fokussiert in aller Ruhe an einem Projekt, während Projektmanager:innen häufig in den Austausch mit anderen Teammitgliedern gehen. Richten Sie neben Fokuszonen also auch Räume für Workshops und agile Teamarbeit ein.

Wie wollen wir uns präsentieren?

Graffiti an den Wänden, abgerockte Ledersessel im Flur und Meetings in der Hängematte: Agenturen haben viele Freiheiten, die in anderen Branchen undenkbar wären. Vielleicht wollen Sie aber ganz anders auftreten – seriös, klassisch oder besonders nachhaltig. Was es auch ist: Entscheiden Sie sich für ein Einrichtungskonzept und ziehen Sie es dann konsequent durch. Wie das gelingt, zeigt unser Projekt für Serviceplan, eine der führenden Agenturen im DACH-Raum. Hier ist das Bürokonzept ein Spiegelbild der Unternehmenskultur und zugleich ein wichtiger Erfolgsfaktor – auch für das Personalmarketing.

Welche Einrichtung braucht unser Agenturbüro?

Form und Funktion in Perfektion: Büromöbel sollen nicht nur gut aussehen. Sie müssen auch den Bedürfnissen Ihres Teams entsprechen. Ergonomische Bürostühle, höhenverstellbare Schreibtische oder multifunktionale Möbel sind gute Beispiele für Büromöbel, die genau diesen Anspruch erfüllen. Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, welche Möbel gebraucht werden. Analysieren Sie außerdem die Auslastung Ihrer Bürofläche. Wenn ein Teil Ihres Teams remote arbeitet, sind Desk-Sharing-Konzepte eine Möglichkeit, überflüssige Büromöbel und damit Bürofläche einzusparen. Das ist effizient, schont Ihre Finanzen und schafft Freiraum, der anderweitig genutzt werden kann.

Immer daran denken: Ihre Agentur ist einzigartig und braucht ein entsprechend einzigartiges Bürokonzept. Mit dem New Office Solution Finder haben wir deshalb ein Online-Tool entwickelt, das Sie bei diesem Prozess begleitet und Ihnen erste Impulse für Ihr neues Agenturbüro gibt.